Obbligo di fatturazione elettronica: in cosa consiste e a chi si applica

Dallo scorso 1 gennaio l’obbligo della fatturazione elettronica è stato esteso a un maggior numero di persone, includendo tra di esse anche i contribuenti possessori di partita iva in regime forfettario con ricavi annui sotto i 25 mila euro. Sono invece ancora esentati da tale obbligo i soggetti che non sono residenti o stabiliti fiscalmente in Italia e gli operatori sanitari tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.

Ma sai esattamente che cosa si intende per obbligo di fatturazione elettronica e quali siano i soggetti che devono rispettarlo?

Abbiamo provato a riassumere di seguito tutto quello che dovresti conoscere per rispettarlo, evitando di incappare nelle sanzioni previste dalla legge.

I soggetti obbligati alla fatturazione elettronica
Dal 2019 nel nostro ordinamento è stato introdotto il ricorso alla fatturazione elettronica per regolare le operazioni con la Pubblica Amministrazione, per le operazioni di compravendita di beni e per le prestazioni di servizi tra soggetti privati residenti, stabiliti e identificati nel territorio italiano.

Con il passare degli anni, la platea dei contribuenti interessati dal provvedimento è stata gradualmente allargata e - sulla base del d.l. n. 36/2022 - dallo scorso 1 gennaio 2024 ad essere interessati sono anche i forfettari e i minimi, prima d’ora esonerati.
Rimangono invece esclusi da tale obbligo i soggetti che sono tenuti all’invio dei dati al sistema Tessera Sanitaria cioè, principalmente, i medici e gli operatori che offrono delle prestazioni sanitarie alle persone fisiche private.

Cos’è e a cosa serve la fatturazione elettronica
Tutto ciò premesso, definiamo la fatturazione elettronica come una procedura digitale per emettere, trasmettere e conservare le fatture.

Il passo in avanti rispetto al precedente sistema è notevole, considerato che prima era necessario compilare manualmente le fatture, inviarle e conservarle nello scaffale o in altro supporto fisico che ne potesse permettere la successiva consultazione.

Introdurre questa nuova tecnologia ha invece rivoluzionato il precedente approccio, garantendo a tutti i suoi fruitori importanti vantaggi. Tra i principali ricordiamo:
- risparmio di tempo: i programmi per la compilazione delle fatture elettroniche riescono a gestire in modo semi-automatico i singoli campi che devono alimentare il documento;
- riduzione degli errori: molti campi sono codificati e guidati, eliminando così il rischio di incappare in omissioni o disattenzioni;
- monitoraggio delle entrate e delle uscite: i software di fatturazione elettronica tengono sempre sotto controllo l’evoluzione del fatturato, nonché di altri dati utili per comprendere come stia andando la propria attività;
- archiviazione ordinata: i programmi consentono di archiviare le fatture in maniera ordinata, recuperandole in pochi istanti laddove è utile.

Come funziona l’obbligo di fatturazione elettronica
A questo punto può essere utile cercare di capire come funziona l’obbligo di fatturazione elettronica e quali sono le fasi attraverso cui si snoda questo processo, articolato in diversi step conseguenti.

Per permetterti di comprenderlo in maniera semplice e diretta, abbiamo cercato di schematizzarlo e sintetizzarlo il più possibile, senza però perdere la necessaria chiarezza.

Compila la fatturazione elettronica
Il primo passo del processo è rappresentato dalla compilazione della fattura elettronica. I dati da inserire sono indicati dal software, ma includono generalmente gli stessi elementi già previsti per le fatture cartacee, con l’aggiunta di alcuni dati tipici di quella elettronica come il codice destinatario (SDI).

Firma la fattura
La fattura va firmata digitalmente. Se hai la firma digitale puoi farlo in prima persona, ma se ti avvali di un software per la fatturazione elettronica non ne avrai bisogno, considerato che sarà lo stesso gestore del programma a farlo al posto tuo, automaticamente.

Invia la fattura al Sistema di Interscambio
La fattura elettronica è dunque pronta per essere inviata. Una volta completata e siglata, la stessa dovrà essere spedita al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che si occuperà di gestire le fasi di invio e di ricezione dei documenti.

Consegna della fattura
Una volta che il Sistema di Interscambio ha terminato i suoi controlli, procederà al recapito della fattura al soggetto pubblico o privato destinatario. Per certi versi, puoi pensare al Sistema di Interscambio come a un postino digitale che verifica la correttezza del formato e dei dati del documento.

Ricezione della fattura
Se supera il vaglio del SdI, la fattura verrà finalmente ricevuta dal destinatario attraverso il canale preferito. Chi ha un software di fatturazione può ad esempio ricevere il documento direttamente all’interno dello stesso.

C’è anche la possibilità, qualora lo si desideri, di inviare una copia di cortesia della stessa all’indirizzo di posta elettronica del destinatario.